Khảo sát mới nhất của KPMG với các khách thuê và chủ sở hữu lớn nhất trong lĩnh vực văn phòng tại Úc cho thấy một bức tranh chung trên toàn cầu về kế hoạch thuê văn phòng khi đại dịch kết thúc, tương lai của các công việc tại văn phòng, và vai trò của các văn phòng vật lý.

Không có mô hình văn phòng hoàn hảo

 Thật khó để chỉ ra mô hình văn phòng nào sẽ phù hợp với mọi công ty và mọi điều kiện trong tương lai.

Trước khi đại dịch diễn ra, hầu hết nhân viên văn phòng đều có mặt tại nơi làm việc. Còn hiện tại, nhiều doanh nghiệp đang kết hợp giữa làm việc tại nhà và tới văn phòng, thậm chí có nhiều công ty chuyển sang chế độ làm việc từ xa hoàn toàn. 

Sự gia tăng của xu hướng này sẽ khiến nhu cầu thuê văn phòng của các doanh nghiệp suy giảm, nhất là trong bối cảnh lực lượng lao động thuộc thế hệ Z (những người sinh từ năm 1995 đến khoảng 2012) đang tiến vào thị trường lao động. Thế hệ Z vốn ưa thích lối sống du mục kỹ thuật số, sử dụng internet và công nghệ để làm việc từ khắp mọi nơi thay vì cố định tại một địa điểm suốt 8 tiếng mỗi ngày.

Tuy nhiên, các hạn chế về giãn cách xã hội do diễn biến khó lường của đại dịch có thể khiến các doanh nghiệp lựa chọn không gian văn phòng rộng rãi hơn để tạo sự thoải mái và an toàn cho nhân viên. Mặt khác, một văn phòng chuyên nghiệp vẫn được coi là công cụ hiệu quả để xây dựng hình ảnh thương hiệu, văn hóa công ty, sự gắn bó giữa các nhân viên và thu hút nhân tài.

Mô hình văn phòng lai sẽ trở nên phổ biến

Mô hình lai kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng, bao gồm một trụ sở tại trung tâm thành phố và các văn phòng vệ tinh nhỏ hơn ở vùng ngoại ô và các tỉnh sẽ ngày càng được ưa chuộng. 

Mô hình này được cho là sẽ hấp dẫn người lao động nhờ tính thuận tiện trong di chuyển (văn phòng vệ tinh có thể đặt tại những nơi có nhiều nhân viên sinh sống) và tiết kiệm chi phí vận hành về tổng thể.

Đồng thời, mô hình này cũng giải quyết được tình trạng thiếu hụt diện tích văn phòng cho thuê tại trung tâm khi quỹ đất tại các thành phố ngày càng ít ỏi.

Chìa khóa thành công của các văn phòng là tính linh hoạt

Tính linh hoạt sẽ củng cố hiệu quả hoạt động của những văn phòng làm việc theo mô hình lai, giúp đáp ứng nhu cầu của nhân viên và củng cố mối quan hệ giữa chủ sở hữu và khách thuê. 

Phần lớn các doanh nghiệp được hỏi đều cho rằng trải nghiệm và nhu cầu của nhân viên về nơi làm việc là động lực chính để họ đánh giá lại chiến lược thuê văn phòng trong tương lai, bên cạnh yếu tố về chi phí.

Một văn phòng có thể tạo sự thuận tiện đi lại cho nhân viên, cung cấp các trải nghiệm cá nhân hóa, sở hữu các không gian được trang bị phù hợp để tăng tính kết nối và gắn bó, cùng với một hợp đồng thuê linh hoạt sẽ là lựa chọn mà nhiều doanh nghiệp hướng tới. 

Theo đó, các văn phòng co-working sẽ ngày càng được ưa chuộng nhờ số lượng địa điểm làm việc đặt tại nhiều khu vực khác nhau và một hợp đồng cho thuê linh hoạt, có thể theo tháng, với chi phí vừa phải nhưng tiện ích đa dạng và chất lượng đạt chuẩn.

Công nghệ và dữ liệu là yếu tố cốt lõi tại các văn phòng

 Việc chuyển đổi sang các mô hình văn phòng lai đòi hỏi chủ sở hữu các tòa nhà phải trang bị cho tòa nhà văn phòng những công nghệ hiện đại và hệ thống thu thập dữ liệu phục vụ hiệu quả quá trình vận hành.  

Các doanh nghiệp sẽ ưu tiên thuê những văn phòng có nhiều địa điểm làm việc, các tiện ích số như ứng dụng đặt chỗ làm việc và đặt phòng họp, cơ chế an ninh và an toàn, biển báo kỹ thuật số, công nghệ từ xa kết nối các cuộc họp trực tuyến tới khách hàng ở trong và ngoài nước. Hệ quả là, các chủ sở hữu sẽ phải đối mặt với áp lực trong việc đầu tư và đổi mới để theo kịp nhu cầu của thị trường.

Trụ sở chính trở thành trung tâm hợp tác

Các trụ sở chính của một doanh nghiệp sẽ là một trung tâm phục vụ quá trình hợp tác và làm việc theo nhóm để thúc đẩy năng suất lao động cũng như văn hóa doanh nghiệp của toàn tổ chức. Nhiều doanh nghiệp dự báo rằng làm việc theo nhóm sẽ tăng cường đổi mới sáng tạo trong chiến lược làm việc ở tương lai. 

Do đó, các văn phòng vật lý cần tái định hình để đáp ứng yêu cầu này, bao gồm quy hoạch và phân tầng, thiết kế kiến trúc và nội thất, các tiện ích và công nghệ đi kèm.

Sự hợp tác giữa chủ sở hữu và khách thuê

Việc định hình tương lai của công việc văn phòng và vai trò lâu dài của văn phòng vật lý là một thách thức với cả chủ sở hữu và khách thuê. 

Một mặt, các khách thuê sẽ đưa ra đầu bài cho các chủ sở hữu dựa trên đánh giá quy mô kinh doanh và nhu cầu thực tế của nhân viên. Đến lượt mình, chủ sở hữu chỉ vận hành và kinh doanh văn phòng thành công khi khi hiểu được các khách thuê cần gì, từ đó phát triển một bất động sản hoặc điều chỉnh mô hình và các dịch vụ tại văn phòng một cách phù hợp với thị trường.